flag Судова влада України
Єдиний Контакт-центр судової влади України 0-800-501-492

Положення про відділ прийому та реєстрації (канцелярія)

30 березня 2016, 16:39

Затверджено

Наказом керівника апарату

Вінницького міського суду

Вінницької області

від 01 березня 2016 року №___                                          

 

 

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

про Відділ прийому та реєстрації (канцелярія)

 Вінницького міського суду Вінницької області  

 

1.     Загальні положення

 

1.1.   Відділ прийому та реєстрації (канцелярія) Вінницького міського суду Вінницької області  - є структурним підрозділом  апарату суду, яка виконує завдання, визначені цим  Положенням.

1.2.Відділ прийому та реєстрації (канцелярія) в своїй діяльності керується Конституцією України, Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України,Положенням про автоматизовану систему документообігу суду,  Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України, Кодексом України про адмінправопорушення, іншими кодексами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", « Про запобігання корупції», іншими законами України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та встановлюють  правила документування, їх діяльності і порядок  роботи з документами, та цим Положенням.

1.3.  Структура та штатна чисельність відділ прийому та реєстрації (канцелярія) визначається штатним  розписом суду, затвердженим у встановленому  порядку ( 12 працівників, з них 10 – державні службовці, 2- діловоди).

1.4. Завдання, обов’язки  права та  відповідальність працівників відділу прийому та реєстрації (канцелярія) визначаються посадовими обов’язками, які затверджуються керівником апарату суду.

 

2. Основні завдання

 

2.1 Основним завданням відділу прийому та реєстрації (канцелярія)  є:

- забезпечення щоденного (протягом робочого часу)   прийняття та реєстрації  документів, що надходять до   суду.

- забезпечення належного порядку роботи з документами з моменту їх створення або надходження   до передачі  адресатам.

2.2.Відділ прийому та реєстрації (канцелярія) відповідно до покладених на нього завдань: :

            - здійснює щоденний  (протягом  робочого часу) прийом громадян,представників підприємств, установ, організацій і  надає їм  консультації та роз’яснення  з питань, що віднесені до її компетенції;

            - здійснює  прийом  документів, поданих громадянами особисто;

- здійснює прийом вхідної кореспонденції, яка надходить поштою, факсимільним повідомленням, електронною поштою, при виявленні відсутності будь-якого документа чи додатка до нього складає відповідні акти, визначені Інструкцією з діловодства;

-          здійснює відбір та передачу кореспонденції на розгляд керівництву суду;

- здійснює реєстрацію в АСДС справ, та матеріалів, що мають самостійний характер, які надійшли  поштою, або поданих громадянами особисто, відповідно до вимог Інструкції з діловодства, Положення про автоматизовану систему документообігу суду та кодексів України;

- здійснює реєстрацію в АСДС вхідної кореспонденції суду та забезпечує  доставку її     адресатам;

-          забезпечує зберігання судових справ та інших матеріалів;

- здійснює передачу  справ  та документів   суддям та   працівникам апарату  суду, відповідно до  резолюції голови суду, заступників голови суду, керівника апарату;

-          надає пропозиції керівництву суду щодо складання номенклатури справ суду;

- веде облік, зберігання та використання документів з грифом «Для службового       користування»;

-          здійснює пересилку документів, направлених до суду помилково;

- здійснюється прийом та реєстрація справ, що повернулись до суду з судів апеляційної та касаційної інстанцій та Верховного суду України;

- здійснює ознайомлення суддів зі справами, рішення у яких скасовані або змінені;

- працівники відділу, визначені наказом голови суду, відповідають за використання та зберігання гербової печатки;

- відділ прийому та реєстрації (канцелярія)   виконує інші доручення  керівництва суду щодо  організації і ведення діловодства суду та прийому  громадян.

 

3.Начальник відділу прийому та реєстрації суду (канцелярії)   

 

3.1. Відділ прийому та реєстрації суду (канцелярію)   очолює начальник відділу, який призначається на  посаду та звільняється з посади керівником апарату  суду з дотриманням  трудового законодавства та ЗУ  «Про державну  службу».

3.2. Начальник відділу підпорядкований  керівникові апарату суду та заступнику керівника апарату суду (згідно з розподілом обов’язків), і  координує свою діяльність в межах наданих повноважень з  іншими працівниками апарату суду.

3.3. Начальник відділу  здійснює безпосереднє керівництво  працівниками відділу, розподіляє обов’язки та забезпечує  належне і своєчасне виконання ними функцій, передбачених цим  Положенням.

3.4. Начальник відділу організовує роботу і забезпечує контроль за своєчасним виконанням працівниками структурного підрозділу доручень, наказів і розпоряджень голови суду, його заступників, керівника апарату суду та його заступників, інформує їх про результати виконаної роботи;

3.5. Координує роботу відділу прийому та реєстрації суду (канцелярії), надає методичну та практичну допомогу працівникам відділу.

3.5.Начальник відділу вносить пропозиції щодо призначення на посаду, переведення на іншу посаду або звільнення з посади працівників структурного підрозділу, присвоєння їм чергового рангу державного службовця, преміювання або накладення стягнення.

3.6.  Начальник відділу здійснює оцінювання результатів службової діяльності працівників структурного підрозділу, які йому безпосередньо підпорядковані;представляє структурний підрозділ апарату суду на нарадах, що проводяться в суді та апараті суду.

3.7. Готує інформацію про стан роботи відділу на сайт суду.

3.8. Готує інформацію   голові   суду  та  керівникові   апарату  про   стан     роботи відділу.

 

3.9. На начальника відділу покладається персональна відповідальність за:

- організацію роботи відділу по виконанню покладених на нього завдань та функцій;

- організацію оперативної  і якісної підготовки документів до реєстрації, ведення діловодства, згідно з діючими правилами та інструкціями;

-          збереження прийнятих у роботу справ і документів;            

-          дотримання працівниками відділу трудової  дисципліни.

-  забезпечення збереженості майна, що знаходиться у відділі, і дотримання правил пожежної безпеки.

           3.10. У разі тимчасової відсутності начальника відділу у зв’язку з відпусткою, хворобою тощо його обов’язки виконує працівник, визначений наказом керівника апарату суду.

 

4. Повноваження працівників відділу прийому та реєстрації суду (канцелярії)

 

4.1. Працівники відділу прийому та реєстрації (канцелярії) призначаються на посаду та звільняються з посади  керівником апарату  суду з дотримання  вимог трудового законодавства  та законодавства  про державну  службу, підпорядковуються керівнику апарату суду і безпосередньо – начальнику відділу.

4.2. Працівники відділу ( канцелярії):

            - забезпечують своєчасне і якісне виконання дорученої їм ділянки  роботи,несуть за це персональну відповідальність;

            - виконують окремі доручення голови суду, керівника апарату суду та  начальника відділу.

 

5. Відповідальність

 

5.1. Працівники відділу, залежно від посадових обов’язків, відповідно до Кодексу законів про працю України, Закону України "Про державну службу", «Про запобігання корупції» законодавства України несуть відповідальність за:

-      невиконання або неналежне виконання обов’язків, визначених цим положенням, посадовою інструкцією та інших покладених завдань;

-      недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку;

-      бездіяльність або невикористання наданих прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов’язаних із прийняттям на державну службу та її проходженням.

 

 

 

Заступник керівника апарату

Вінницького міського суду

Вінницької області                                                             І. Є.Рабчинська