flag Судова влада України
Єдиний Контакт-центр судової влади України 0-800-501-492

Положення про відділ ведення архівних справ Вінницького міського суду Вінницької області

30 березня 2016, 16:33

  

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом керівника апарату Вінницького міського суду Вінницької області

від 01 березня 2016 року №____

 

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ ведення архівних справ

Вінницького міського суду Вінницької області

 

 

І. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ

 

1.1.    Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" від 24.12.93 р. N 3814-ХІІ зі змінами, для забезпечення належного виконання вимог Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 №232/5, «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій», затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року №16, в Вінницькому міському суді Вінницької області створено архівний відділ, який забезпечує зберігання архівних документів, що нагромадилися за час його діяльності, використання відомостей, які містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

1.2.    Положення про архівний відділ Вінницького міського суду Вінницької області (далі - Положення) встановлює єдині засади діяльності, завдання, обсяг посадових обов'язків працівників архівного відділу та основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність відповідальних осіб за архів суду.

1.3.    Архів є структурним підрозділом Вінницького міського суду Вінницької області (далі - суд) і забезпечує діяльність суду з питань, що належать до компетенції архіву.

1.4.     Структура, чисельність працівників відповідальних за ведення архіву суду визначаються штатним розписом та структурою Вінницького міського суду Вінницької області, затвердженими у встановленому законом порядку територіальним управлінням Державної судової адміністрації в Вінницькій області і мають забезпечувати якісне виконання покладених на архівний відділ суду завдань і функцій.

1.5.     Архів суду забезпечує приймання на зберігання, зберігання, видачу судових справ, архівних документів, здійснює інші завдання, визначені Положенням про архів Вінницького міського суду Вінницької області, затвердженим керівником апарату суду.

1.6.     Архів суду очолює відповідальна особа, яка призначається та звільняється наказом керівника апарату суду.

1.7.     У своїй діяльності архів суду керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, «Інструкцією про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду», затвердженою Наказом ДСА України № 168 від 15.12.2011 р., Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженого наказом ДСА України від 17 грудня 2013 року №173, іншими нормативними актами та цим Положенням. З питань організації та методики ведення архівної справи, архів суду керується наказами Держкомархіву України, інструкціями, наказами ДСА України.

 

II.   ФУНКЦІЇ АРХІВНОГО ВІДДІЛУ СУДУ.

 

2.1.     Основними функціями архівного відділу суду є:

-     організація та забезпечення зберігання документів (справ), які надійшли до архіву суду;

-     організація приймання на зберігання від відповідних працівників апарату суду судові документи та судові справи минулих років для подальшого їх зберігання.

-     перевірка правильності формування та оформлення судових справ під час їх передавання до архіву;

-     здійснення контролю за систематизацією, розміщенням та обліком справ, які передані до архіву для подальшого їх зберігання;

-     організація роботи з експертизи цінності архівних документів та знищення судових справ і документів, які були відібрані для знищення як такі, що не мають наукової, історичної цінності та втратили практичне значення;

-     ведення прийому громадян, видача копій судових рішень, інших документів, які зберігаються в архіві суду, та судових справ для ознайомлення учасникам судового розгляду відповідно до встановленого головою суду графіку прийому громадян архівним відділом суду.

 

III.   ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ АРХІВУ СУДУ

 

3.1.     Архівний відділ суду очолює начальник відділу, який призначається на посаду і звільняється з посади наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог трудового законодавства та Закону України «Про державну службу».

3.2.     Начальник відділу планує та здійснює керівництво роботою архіву суду і відповідають за виконання покладених на архів функцій і завдань.

3.3.     Працівники, відповідальні за ведення архіву суду, призначаються на посади та звільняються з посад наказом керівника апарату суду з дотриманням трудового законодавства.

3.4.     Функціональні обов'язки осіб, відповідальних за архівний відділ суду, визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються керівником апарату суду.

3.5.     Документація архіву суду ведеться відповідно до установленого в суді порядку та згідно із затвердженою номенклатурою справ, Інструкцією з діловодства.

 

IV.   ПРАВА ТА ОБОВ'ЯЗКИ ПРАЦІВНИКІВ АРХІВНОГО ВІДДІЛУ

СУДУ.

 

4.1.     Працівники відповідальні за ведення архіву суду мають право:

-    вимагати від працівників апарату суду належної передачі на зберігання документів та судових справ, оформлених згідно Інструкції з діловодства;

-    повертати працівникам апарату суду на доопрацювання документи та судові справи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

-    давати канцелярії суду та працівникам апарату суду рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

-    інформувати керівництво суду про стан роботи з архівними документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення ;

-    в установленому порядку отримувати від працівників суду інформацію, необхідну для виконання посадових обов'язків;

-    брати участь у нарадах, які проводяться головою суду (заступником голови суду) та керівником апарату суду (заступником керівника апарату суду).

4.2.    Працівники, відповідальні за ведення архіву суду, наділені іншими правами, визначеними функціональними обов’язками.

*

4.3.    Працівники, відповідальні за ведення архіву суду, зобов'язані:

-    забезпечувати організацію, своєчасне і якісне виконання дорученої їм роботи;

-    вносити відмітки до комп’ютерної програми «Діловодство -3» про прийом документів та справ до архіву суду, а також про їх переміщення;

-    забезпечувати належне ведення журналу видачі архівних справ минулих років;

-    дотримуватись встановлених правил ведення діловодства;

-    виконувати роботу у взаємодії з працівниками інших підрозділів суду;

-    використовувати комп'ютерну техніку та засоби оргтехніки з метою підвищення ефективності та якості роботи архіву та суду в цілому.

4.4.  На працівників, відповідальних за ведення архіву суду, покладені також інші обов’язки, визначені функціональними обов’язками.

4.5.  Працівникам архівного відділу суду категорично забороняється:

-             передавати документи та справи працівникам суду без належного зазначення або внесення відміток про їх переміщення;

-   перебувати в архівному приміщенні стороннім особам;

-             проносити до архівного приміщення будь-які речі та ємкості, окрім документів та справ;

-   порушувати правила дотримання технічної та пожежної безпеки в суді.

 

V.   ПОРЯДОК ДОСТУПУ ДО СПРАВ ТА ДОКУМЕНТІВ, ЩО ПЕРЕБУВАЮТЬ В АРХІВІ СУДУ.

 

5.1.  Доступ до документів та справ, що надходять до архіву суду та перебувають у ньому на збереженні, мають виключно працівники архівного відділу суду.

5.2.  Перелік відповідальних осіб, яким надається право доступу до кожного окремого архівного приміщення суду, визначається наказом керівника апарату суду.

5.3.  Право доступу до всіх архівних приміщень суду мають голова суду, керівник апарату суду, їх заступники , особа, яка очолює архівний відділ та працівники цього відділу.

5.4.  За необхідності, право доступу до архівних приміщень суду мають працівники апарату суду за присутності відповідальних працівників архівного відділу.

 

VІ. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

 

6.1. Працівники відділу, залежно від посадових обов’язків, відповідно до Кодексу законів про працю України, Закону України "Про державну службу", «Про запобігання корупції», законодавства України несуть відповідальність за:

-      невиконання або неналежне виконання обов’язків, визначених цим положенням, посадовою інструкцією та інших покладених завдань;

-      недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку;

-      бездіяльність або невикористання наданих прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов’язаних із прийняттям на державну службу та її проходженням.

 

 

 

Заступник керівника апарату

Вінницького міського суду

Вінницької області                                                             І. Є.Рабчинська