Положення про канцелярію Вінницького міського суду Вінницької області

ПОЛОЖЕННЯ

ПРО КАНЦЕЛЯРІЮ ВІННИЦЬКОГО МІСЬКОГО СУДУ ВІННИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

1. Загальні положення

1.1. Канцелярія є самостійним структурним підрозділом Вінницького міського суду Вінницької області (далі - суду), утворюється відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» і здійснює забезпечення роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передання в архів, звернення до виконання судових рішень.

1.2. Канцелярія суду в своїй діяльності керується Конституцією України, процесуальним законодавством України та іншими законодавчими актами України, Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», «Про засади запобігання та протидії корупції» та іншими законами України, Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, актами Верховної Ради України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління Державної судової адміністрації України в Вінницькій області, наказами голови та керівника апарату суду, а також цим Положенням.

1.3. Загальний контроль за ефективністю діяльності канцелярії суду здійснює керівник апарату суду.

1.4. Зміни та доповнення до Положення можуть бути внесені керівником апарату суду за погодженням із головою суду.

1.5. Канцелярія суду в інтересах всебічного і комплексного забезпечення виконання визначених цим Положенням завдань та функцій співпрацює з іншими відділами апарату суду.

2. Структура канцелярії суду

2.1. Структура, чисельність працівників канцелярії визначаються штатним розписом та структурою Вінницького міського суду Вінницької області, затвердженими у встановленому законом порядку територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Вінницькій області та мають забезпечувати якісне виконання покладених на них завдань і функцій.

2.2. Працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату суду.

2.3. Канцелярія суду включає: відділ прийому і реєстрації та відділ виконання. Канцелярія суду за напрямками роботи включає: канцелярію у цивільних та адміністративних справах, канцелярію у кримінальних справах, канцелярію у справах про адміністративні правопорушення, як такі, що діють у створених відділах.

2.4. Обов'язки працівників канцелярії визначені їх посадовими інструкціями, затвердженими наказом керівника апарату суду та цим Положенням.

3. Основні завдання канцелярії суду

3.1. Основними завданнями канцелярії суду є здійснення забезпечення роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передання в архів, звернення до виконання судових рішень.

3.1.1. Відділ прийому і реєстрації забезпечує належний облік документів, які надходять у суд та здійснює інформаційно-довідкове обслуговування відвідувачів суду. Несе відповідальність за справи та документи з моменту їх прийому та реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду до передачі під підпис судді чи виконавцеві, а також за речові докази – з моменту їх одержання та до передачі відповідно до судового рішення.

3.1.2. Відділ виконання призначений для забезпечення здійснення стадії звернення судових рішень до виконання і контроль за їх виконанням. Здійснює дії по зверненню до виконання судових рішень у кримінальних, цивільних, адміністративних та інших справах. Відповідальність працівника відділу наступає з моменту отримання справи і до передачі її в архів.

3.2. Канцелярія суду відповідно до покладених завдань на відділи, яки входять до її складу:

-       здійснює прийом, реєстрацію та розподіл кореспонденції, що надійшла до суду засобами автоматизованої системи документообігу суду, а також здійснює прийом речових доказів;

-       забезпечує своєчасну передачу судових справ та іншої вхідної кореспонденції суддям та працівникам відділів суду;

-       забезпечує ведення контрольних журналів судових справ і матеріалів, переданих для розгляду суддям;

-       забезпечує своєчасне внесення до автоматизованої системи документообігу суду достовірних даних;

-       здійснює прийняття та передачу інформації каналами факсимільного зв’язку;

-       надає учасникам процесу інформацію про стан розгляду справ в яких вони приймають участь;

-       здійснює прийом справ, які розглянуті суддями;

-       забезпечує звернення судових рішень у кримінальних, цивільних, адміністративних справах та справах про адміністративні правопорушення до виконання і контроль за їх виконанням;

-       за запитами, виготовляє копії процесуальних документів;

-       здійснює експедицію документованої інформації;

-       направляє судові справи із скаргами до судів вищих інстанцій;

-       здійснює контроль за станом справ, які надсилаються за межі суду;

-       забезпечує своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання;

-       забезпечує контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи;

-       подає керівнику апарату суду пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення;

-       забезпечує підготовку та передачу до архіву суду судових справ за попередні роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за ці роки;

-       приймає участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді;

-       виконує доручення керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії;

-       за дорученням керівника апарату розглядає звернення та підготовлює проекти відповідей на них;

-       за дорученням керівника апарату суду здійснює контроль за виконанням окремих розділів плану роботи суду;

-       забезпечує своєчасне подання фінансового звіту територіальному управлінню Державної судової адміністрації України в Вінницькій області;

-       проводе аналіз стану діловодства в суді за підсумками кожного звітного періоду, здійснення розробки пропозицій з підвищення рівня цієї роботи;

-       приєднує до судових справ, які зберігаються в канцелярії суду, за поточний рік, документи, що підтверджують виконання судових рішень;

-       надає необхідні довідки на основі відомостей, які є в документах справ, які зберігаються в канцелярії, веде їх облік;

-       забезпечує своєчасне та належне направлення, за призначенням, судових справ, іншої судової документації;

-       здійснює реєстрацію вихідної кореспонденції суду;

-       забезпечує термінове направлення листів, запитів, судових повісток, відправлення телеграм та інших документів для забезпечення оперативного розгляду справ;

-       розробляє заходи, спрямовані на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.

4. Організація роботи канцелярії суду

4.1. Відділ прийому і реєстрації та відділ виконання очолюють начальники, які визначаються наказом керівника апарату суду.

4.2. Начальники планують роботу відділів і відповідають за виконання покладених на канцелярію суду функцій та завдань.

4.3 Функціональні обов’язки начальників та працівників канцелярії визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються керівником апарату суду.

4.4. У відділах канцелярії суду систематично проводяться наради з питань їх діяльності.

4.5. Документація відділів канцелярії ведеться відповідно до встановлених вимог та згідно із затвердженою номенклатурою справ.

4.6. Начальники відділів канцелярії суду:

-       планують роботу відділів, здійснюю керівництво їх діяльністю і несуть персональну відповідальність за виконання завдань, покладених на відділи;

-       розподіляють обов’язки між працівниками відділів, забезпечують планування роботи, належний рівень службової дисципліни, організовують взаємодію з іншими відділами суду;

-       організовують роботу і забезпечують контроль за своєчасним виконанням працівниками відділів завдань, плану роботи суду, доручень керівництва суду, інформують про результати виконаної роботи;

-       забезпечують вдосконалення методів роботи відділів, своєчасне проходження і опрацювання документів;

-       вносять пропозиції щодо призначення на посаду, переведення на іншу посаду та звільнення з посади працівників відділів, призначення їх на вищу посаду;

-       представляють відділи на зборах та нарадах працівників апарату суду;

-       здійснюють інші повноваження із забезпечення діяльності суду, передбачені посадовою інструкцією та цим Положенням.

5. Права працівників канцелярії суду

5.1. Користуватися правами і свободами, передбаченими Конституцією України, Законами України «Про державну службу», «Про судоустрій і статус суддів» та іншими актами законодавства.

5.2. На соціальний та правовий захист відповідно до свого статусу.

5.3. Витребовувати за погодженням з головою суду або керівником апарату суду та отримувати інформацію і матеріали, необхідні для виконання службових обов'язків.

5.4.Вносити пропозиції голові суду та керівникові апарату з питань удосконалення роботи канцелярії суду.

5.5.Брати участь у нарадах та інших заходах з питань, що стосуються роботи відділів канцелярії суду.

5.6. Начальники відділів канцелярії мають право вносити пропозиції керівнику апарату суду про переміщення працівників, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення дисциплінарних стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.

6. Працівники канцелярії суду зобов'язані:

- забезпечувати організацію, своєчасне і якісне виконання дорученої їм роботи;

- дотримуватися Конституції та законів України, інших нормативно-правових актів, вимог Присяги державного службовця, Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, Загальних правил поведінки державного службовця, Правил поведінки працівника суду, Правил внутрішнього трудового розпорядку суду, посадових інструкцій, правил охорони праці та протипожежної безпеки;

- дотримуватись встановлених правил ведення діловодства;

- виконувати свою роботу у взаємодії з працівниками інших відділів суду;

- постійно підвищувати свій професійний рівень та ділову кваліфікацію.

7. Відповідальність працівників відділу